T.C.

Arsuz Belediye Başkanlığı

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve İlkeler

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Arsuz Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik Müdürlük teşkilatı ile Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında yürütülecek faaliyetlerini kapsar.

Dayanak

MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;

            Başkan: Arsuz Belediye Başkanını,

Başkanlık: Arsuz Belediye Başkanlığını,

Belediye: Arsuz Belediyesini,

Birim: Arsuz  Belediyesindeki Müdürlükleri,

Meclis: Arsuz  Belediye Meclisini

Müdür: Özel Kalem Müdürünü,

Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü

İfade eder.

Temel ilkeler

MADDE 5- (1) Müdürlüğün çalışmalarında;

1. a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
2. b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

1. d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
2. e)  Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
3. f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün yapısı

MADDE 6- (1) Müdürlük görev, yetki ve sorumluluk alanına giren konulara göre ayrılmış servislerden oluşur. Servisler Müdürlüğün görev alanına giren sekreterya, idari işler ve protokol işleri servislerini içerecek şekilde yapılandırılır. Bu görevler ayrı ayrı veya birleştirilerek yürütülebilir.

(2)Müdürlükte kurulacak servisler ve görevlerin servisler arasındaki dağılımı müdür tarafından belirlenerek yazılı olarak servis görevlilerine bildirilir.

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 7- Müdürlük;

1. a) Başkanın günlük, haftalık ve daha uzun dönemli programlarının hazırlanması,
2. b) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı taleplerin, günlük olarak takip edilmesi, ilgili birimlere iletilmesi ve sonuçlandırılması,
3. c) Başkanın resmi olmayan Belediyeyle ilgili yazılı ve sözlü iletişim ve haberleşmesinin sağlanması ve gerekli arşivin oluşturulması,

ç) Başkanın Müdürlük aracılığıyla yaptığı resmi yazışmalar ile müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesi, izlenmesi, sonuçlandırılması ve gerekli arşivin oluşturulması,

1. d) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip Başkanın bilgilendirilmesi, ilgili birimlere sevk edilip takip ve sonuçlandırılması,
2. e) Temsil ve ağırlama hizmetlerine ilişkin her türlü işlemlerin yürütülmesi,
3. f) Başkanlık makamına gelenlere randevu verilmesi, karşılanması, ağırlanması ve Başkan ile görüşmelerinin sağlanması,
4. g) Başkan ile diğer kurumlar, halk, sivil toplum ve meslek kuruluşları arasında sağlıklı ve iyi iletişimin ve diyaloğun geliştirilmesinin sağlanması,
5. h) Belediyenin davetlisi olarak kente gelen yerli ve yabancı konukların karşılaması, yemek ve konaklama, toplantı ve gezi organizasyonlarının yapılması,

ı)  Başkanlık Makamına iletilen yazılı, sözlü her türlü dilek, şikayet, öneri ve benzeri konuların değerlendirilip, sonuçlarından talep sahiplerinin zamanda bilgilendirilmesi,

1. i) Belediye Başkanı’nın imzalaması veya onaylaması gereken evrakların sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlanması,
2. j) Belediye Başkanının yurt içi ve yurt dışında katılacağı toplantı programları ve davetler öncesi gerekli hazırlıkların yapılması, iletişim, gidiş-geliş ve konaklama rezervasyonlarının organize edilmesi, açılış, kutlama, düğün, mezuniyet töreni, spor karşılaşmaları, kültürel etkinliklere Belediye Başkanının katılımının sağlanmasının organize edilmesi,
3. k) Belediye Başkanının kent içinde katılamayacağı ya da kent dışında ki taziye, özel gün kutlamaları, açılışlar ve davetler için gerekli mesajların hazırlanıp ilgililere ulaştırılması, çiçek veya telgraf vb. gönderilmesi,
4. l) İlçede vefat eden kişilerin ailelerine Belediye Başkanı adına başsağlığı mesajı gönderilmesi veya taziye ziyaretinde bulunulması,
5. m) Belediye Başkanının katılacağı toplantılar öncesi, toplantı konusuyla ilgili gerekli araştırma ve hazırlıkların yapılarak Başkanın bilgilendirilmesi,
6. n) Müdürlüğün bütçesinin hazırlanması,
7. o) Müdürlüğün birim faaliyet raporunun hazırlanması,

ö) Müdürlük ile ilgili istatistiksel verilerin tutulması,

1. p) Görev, yetki ve sorumluluk alanına ilişkin diğer görevler ile Başkan tarafından verilecek görevlerin yerine getirilmesinden,

Sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8- (1)Özel Kalem Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan yardımcısına karşı sorumlu olup;

1. a) Bu Yönetmelikte açıklanan Özel Kalem Müdürlüğünün görev alanına giren tüm hizmetlerin ilgili mevzuata uygun, etkili, verimli ve ekonomik yürütülmesini sağlamak,
2. b) Müdürlüğün alt birimlerini oluşturmak ve görevleri ilgisine göre alt birimlere paylaştırarak gerekli koordinasyon ve işbirliğini sağlamak,
3. c) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili, mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,

ç) Müdürlük görev kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,

1. d) Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,
2. e) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,
3. f) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,
4. g) Müdürlüğün bütçe taslağını hazırlatmak; harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

ğ) Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek,

1. h) Çalışma alanına giren ve başkanlık makamınca verilen diğer görevleri yapmak,

ı) İşlemler esnasında çıkabilecek çeşitli sorunlar hakkında Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş talebinde bulunmak ve bu görüş doğrultusunda teknik düzenlemeyi oluşturmak,

1. i) İş ve işlemlerin verimli ve ekonomik yürütülebilmesi için ilgili mevzuata göre Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görevlerini deruhte edebilecek meslek gruplarından ve idari personelden yeteri kadar istihdam edilmesini sağlamakla,

Görevli ve yetkilidir.

Alt birim sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 9- (1)Büroların işleyişinde yardımcı olmak, birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak ve birimlerin denetiminde Özel Kalem Müdürüne yardımcı olmak üzere yeteri kadar Özel Kalem Müdürü alt birim sorumlularını görevlendirilir. Alt birim sorumluları görev ve yetkilerini sürdürürken müdüre karşı sorumludurlar.

(2) Alt birim sorumlusu;

1. a) Kendisine bağlanan alt birimlerin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
2. b) Müdürün görevlerine yardımcı olmak,
3. c) Faaliyetlerinin hesabını Müdüre vermekle,

Sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Tereddütlerin giderilmesi

MADDE 10- Bu Yönetmelikteki hükümlerin uygulanmasında ortaya çıkacak tereddütlerin giderilmesinden Müdür yetkilidir.

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 11- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde genel hükümler ve üst yöneticinin talimatları uygulanır.

Yürürlük

MADDE 12-Bu Yönetmelik, 01.01.2017 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere Belediye Meclisinde kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE13-Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan yürütür.