T.C.
Arsuz Belediye Başkanlığı
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve İlkeler
Amaç
MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Arsuz Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik Müdürlük teşkilatı ile Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında yürütülecek faaliyetlerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;
Alt Birim: Müdürlük içinde iş bölümü esas alınarak oluşturulan ve alt birim görevlisi tarafından yönetilen büroyu,
Alt birim yöneticisi: Müdürlük alt birimlerinin ve faaliyetlerinin yürütülmesinden Müdüre karşı sorumlu olan yöneticiyi,
Başkan: Arsuz Belediye Başkanını,
Başkanlık: Arsuz Belediye Başkanlığını,
Belediye: Arsuz Belediyesini,
Birim: Arsuz Belediyesindeki Müdürlükleri, Encümen: Arsuz Belediye Encümenini,
Komisyon: Arsuz Belediyesi İhtisas Komisyonlarını ve Denetim Komisyonunu,
Meclis: Arsuz Belediye Meclisini,
Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli,
ifade eder.
Temel ilkeler
MADDE 5- (1) Müdürlüğün çalışmalarında;
- a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
- b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
- c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
- d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
- e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
- f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.
İKİNCİ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün yapısı
MADDE 6- (1) Müdürlük görev, yetki ve sorumluluk alanına giren konulara göre ayrılmış servislerden oluşur. Servisler Müdürlüğün görev alanına giren meclis işleri, encümen işleri, idari ve mali işler ve genel evrak bürosu servislerini içerecek şekilde yapılandırılır. Bu görevler ayrı ayrı veya birleştirilerek yürütülebilir.
(2)Müdürlükte kurulacak servisler ve görevlerin servisler arasındaki dağılımı müdür tarafından belirlenerek yazılı olarak servis görevlilerine bildirilir.
Yazı işleri müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7- Müdürlük;
- a) Meclis Toplantılarının sekretarya görevinin yürütülmesi,
- b) Başkan tarafından belirlenen meclis gündeminin ilgili mevzuat hükümlerine göre meclis üyelerine, halka ve diğer paydaşlara duyurulması,
- c) Birimlerin, meclis gündemine alınması için gönderdikleri önerilerin Başkanlık Makamına sunulması, eksik olan evrakların müdürlüğüne iade edilerek tamamlanmasının sağlaması,,
ç) Meclisin faaliyetlerinin düzenli yürütülmesi için gerekli hazırlık çalışmalarının yapılması; meclis üyelerinin toplantılara gelip gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla hazirun cetvelinin hazırlaması,
- d) Meclis ihtisas komisyonlarının çalışmalarında görev yapmak üzere yeterince raportör görevlendirilmesi,
- e) Meclis zabıtlarının çözülmesi, karar ve raporların yazılması, tutanakların aslına uygun olarak düzenlenmesi, imza işlemlerinin tamamlatılması, alınan tüm kararlar için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanması,
- f) Meclis çalışmaları ve müzekkerelerini dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek.
- g) Encümenin sekretarya görevinin yürütülmesi,
- h) Encümende görüşülen evraklarda usul ve esas yönünden eksik ve uygun olmayanların belirlenerek gerekçeleriyle birlikte iade edilerek ilgili birimlerce düzeltilmelerinin sağlanması,
ı) Başkan tarafından hazırlanan gündemin çoğaltılarak Encümen Üyelerine dağıtılması,
i)- Gündeme alınan konuların gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kayıt edilmesi,
- j) Encümence usul ve esas yönünden eksik ve uygun görülmeyen evrakların gerekçeleriyle birlikte müdürlüğüne iade edilmesi,
- k) Encümence verilen kararların encümen karar defterine yazılması ve toplantı sonunda encümen başkanı ve üyeler tarafından imzalanmasının sağlanması, varsa encümen kararına katılmayan üyelerin gerekçelerini karar metnine ve karar defterine aynen yazılmasının sağlanması,
- l) Encümeninin salt çoğunluk olmaması nedeniyle toplanamaması halinde, durumun karar defterine yazılmasının sağlanması,
- m) Günlük olarak Belediyeye posta yoluyla veya resmi kurumlardan, elden gelen ve vatandaşların belediyeye sunmak üzere getirdikleri dilekçe ve evrakların ilgili makam ve müdürlüklere dağıtımının sağlanması,
- n) Belediyeye gelen elektrik, su, doğalgaz, telefon, cep telefonu, internet abonelikleri fatura ve mahsuplarının ilgili müdürlüklere süresinde ulaştırılmasının sağlanması,
- o) Belediyeye gelen posta çekleri, iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili makam ve müdürlüklere akışının sağlanması,
ö) Belediyenin birimlerinden resmi kurum ve kuruluşlara gönderilecek olan yazı ve evrakların dağıtımı ve posta yoluyla gönderilmesinin sağlanması,
- p) Pul avansıyla ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
- r) Müdürlüğün Basın İlan Kurumuna giden ilan evraklarının takibini yapmak, düzenlenen faturaları teslim almak, konu ile ilgili avans iş ve işlemlerinin takibini yapmak,
- s) Belediye birimlerinden gelen ilan ve duyuruları günlük ve/veya resmi gazetede yayımlanması, belediyenin ilan panosunda duyurulmasının sağlanarak bu işlemlere, ilişkin tutanak ve raporları ilgili birimlere iletilmesi,
ş) Yetki, görev ve sorumluluk alanına giren diğer işler ile Başkan tarafından verilecek diğer görevlerin yapılmasına,
ilişkin görev, yetki ve sorumlulukları ilgili mevzuat ve Belediyenin amaç ve hedefleri doğrultusunda yürütülmesinden sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup, bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin Belediyenin vizyon ve misyonuna ve ilgili mevzuata uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumludur. Bu kapsamda;
- a) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınların takip edilmesi ve gelişme ve değişikliklerden personelinin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi,
- b) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluk alanına giren bütün işlerin sevk ve idari ile gerekli denetimlerin yapılmasından,
- c) Müdürlük personelinin tüm özlük işlemlerinin takibi ve yürütülmesinden,
ç) İlgili mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin belirlenmesi; taşınır işlemlerini gerçekleştirilmesinin sağlanması,
- d) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planları, faaliyet raporları, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçların hazırlanarak uygulanmasının sağlanması,
- e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşünün hazırlanması,
- f) Müdürlüğün bütçe taslağının hazırlanması ve harcama yetkilisi bütçe giderlerinin gerçekleştirilmesi,
- g) İhale yetkilisi olarak ilgili mevzuatta belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesinin sağlanması,
- h) Alt birimler arasında gerekli koordinasyonun sağlanması ve verilen işlerin takibinden,
- h) Sorumluluk alanına giren diğer işler ile üst makamlarca verilen diğer görevlerin
Yürütülmesinden sorumludur.
Alt birimlerinde görev ve iş dağılımı
MADDE 9- Müdürlüğün alt birimleri arasındaki görev ve iş dağılımı Müdür tarafından yapılır ve imza karşılığı alt birim yöneticilerine tebliği edilir.
Alt birim görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 10- Alt birim görevlisi; kendisine bağlanan alt birime Müdür tarafından verilen görevlerin Belediyenin vizyon ve misyonu ile Stratejik Planında belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak yürütülmesinden Müdüre karşı sorumludur.
Alt birim sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7- (1) Büroların işleyişinde yardımcı olmak, birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak ve birimlerin denetiminde Yazı İşleri Müdürüne yardımcı olmak üzere yeteri kadar Yazı İşleri Müdürü alt birim sorumlularını görevlendirilir. Alt birim sorumluları görev ve yetkilerini sürdürürken müdüre karşı sorumludurlar.
(2) Alt birim sorumlusu;
- a) Kendisine bağlanan alt birimlerin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
- b) Müdürün görevlerine yardımcı olmak,
- c) Faaliyetlerinin hesabını Müdüre vermekle,
Sorumludur.
Meclis işleri bürosu
MADDE 11- Meclis İşleri Bürosu;
- a) Meclise ait yazıları hazırlanması; gelen evrakların defterine kaydedilerek takip edilmesi ve sonuçlarını ilgili sütunlara işlenmesi,
- b) Meclis gündeminin çoğaltıp üyelere dağıtılması, gündemde bulunan dosyaların düzenlenmesi, bu dosyaların gündem sırasına göre numaralandırılarak gündem dosyasının oluşturulması ve meclis başkanlığına sunulması,
- c) Meclisten ihtisas komisyonlarına gönderilmesine karar verilen yazı ve dosyaların ilgili raportöre teslim edilmesi,
ç) Meclis zabıtlarının çözülmesi, meclise ait yazı ve kararların yazılması, düzenlenmesi, imza işlemlerinin tamamlaması, tutanak özetlerinin ve onaylanması gereken meclis kararlarının Büyükşehir Belediyesi ve Mülki İdare Amirine gönderilmesi, kesinleşen kararların ilgili birimlere bildirilmesi,
- d) Meclis üyelerince verilen önerge suretlerinin ilgili müdürlüğe gönderilmesi ve gelen cevapların Başkana sunulduktan sonra önerge sahibine iletilmesinin sağlanması,
- e) Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajanın yapılarak tahakkuku için ilgili Müdürlüğe gönderilmesi,
- f) Yazılan meclis kararlarının meclis başkanı ve katip üyelere gecikmeksizin imzalanmasının sağlanması,
- g) Meclis Karar Defterini düzenli bir şekilde tutulması,
ğ) Meclis üyelerine ait devam cetvellerinin oturumdan önce meclis başkanına teslim edilmesi ve oturumdan sonra teslim alınarak saklanması,
- h) Meclis kararlarından kopya almak isteyenlere ücreti alınarak makbuz karşılığı kararların verilmesi,
ı) Meclise ait karar ve tutanak asıllarının düzenli ve güvenli şekilde saklanması,
- i) Meclis gündemlerinin saklanması,
j)Meclise ait dosya, karar, tutanak ve defter gibi evrakı mahkemeler ile bilirkişilere müdürün yazılı emri ile verilmesi; evrakın uzun süre kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun onayı ile dosyasında saklanması, talep halinde aslı gibidir onayı yapılarak ilgili kişi ve kurumlara verilmesi,
- k) Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,
Sorumludur.
Encümen İşleri Bürosu
MADDE 12- Encümen İşleri Bürosu;
- a) Encümene ait yazıların hazırlanması,, encümen evrakının karar defterine kaydedilip, sonuçlarının ilgili sütunlara işlenmesi,
- b) Gündemde bulunan dosyaların düzenlenmesi, bu dosyaların gündem sırasına göre numaralandırılarak gündem dosyasının oluşturulması ve encümen başkanlığına sunulması,
- c) Encümene ait yazı ve kararların düzenlenmesi, imza işlemlerinin gecikmeksizin tamamlatılması,
ç) Encümen karar defterinin düzenli bir şekilde tutulması, seçilmiş üyelerden toplantıya katılmayanların mazeret gerekçelerinin yazılmasının sağlanması,
- d) İmza işlemleri tamamlanan kararların gecikmeden ilgili birimlere gönderilmesi,
- e) Belediye meclis üyeleri hariç, encümen karar örneği almak isteyen ilgililere ücreti alınarak makbuz karşılığı karar örneğinin verilmesi,
- f) Encümen gündemlerinin düzenli bir şekilde saklanması,
- g) Encümen üyelerinin huzur haklarının puantajanın yapılarak tahakkuku için ilgili müdürlüğe gönderilmesi,
ğ)Encümene ait dosya, karar, tutanak ve defter gibi evrakın mahkemeler ile bilirkişilere müdürün yazılı emri ile verilmesi, evrakın uzun süre kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun onayı ile dosyasında saklanması,
- h) Diğer müdürlüklerden encümene gelen ve ilgili mevzuata uygun olmadığı düşünülen istemler için gerektiğinde Hukuk İşleri Müdürlüğü ve ilgili kurumlardan görüş alınması, uygun biçimde ve tamamlanmış olarak encümene sunulması,
ı) Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,
Sorumludur.
Genel Evrak Bürosu
MADDE 13- Genel Evrak Bürosu;
- a) Her gün belediyeye vatandaşlardan veya normal posta, APS, adli tebligat, özel kargo şirketleri yolu vb. gelen veya resmi kurumlardan zimmet karşılığı elden teslim alınan dilekçe ve evrakların tasnifini yapılması ilgili dosyalarına düzenli olarak konulması ve Resmi Gelen Evrak Kayıt Defterlerine kayıt numarası verilmek suretiyle kayıtlarını yapılarak, evrak içeriğine göre ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesi,
- b) Çeşitli kurumlardan gelen, üzerinde “gizli” ibaresi bulunan evrakların gizli Gelen Evrak Zimmet Kayıt Defterine kayıt numarası verilmek suretiyle kaydedip ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesi,
- c) Belediyeye ait elektrik, su, gaz, doğalgaz, telefon, cep telefonu, internet aboneliklerine ilişkin fatura ve mahsuplarının ilgili birimlere Zimmet Defterine kaydedilerek imza karşılığı verilmesi,
ç) Üzerinde belediyeye hitaplı ancak evrak niteliği taşımayan posta çekleri, iade edilen iadeli taahhütlü zarflar v.b. ilgili birimlere çeşitli Zimmet Defterine kaydedilmek suretiyle imza karşılığı verilmesi,
- d) Belediye birimlerinden resmi kurum ve kuruluşlara gidecek olan evrakların evrak tevzii memuru kanalıyla, kayıt numarası verilerek dış Zimmet Defterine kaydedilmek ve imza karşılığı tesliminin sağlanması; ayrıca belediyenin birimlerinden gelen ve üzerlerinde “acele, sürelidir, günlü” gibi ibareler bulunan evrakların ivedilikle aynı şekilde imza karşılığı ilgili birimlere tesliminin sağlanması,
- e) Belediye birimlerinden gelen ve belediyenin dış birimlerine gidecek olan evrakların imza karşılığı teslim alınması, Zimmet Defterine kaydını yapılarak ilgili birim evrakçılarına imza karşılığı tesliminin sağlanması,
- f) Belediye birimlerinden gelen normal posta, iadeli taahhütlü posta ve tebliğ alındılarının kayıt numarası verilmek suretiyle Posta Gönderileri İzlenimi fönüne tek tek dökümünün yapılarak zarfların PTT’ye tesliminin sağlanması,
- g) Pul avansı iş ve işlemlerini takip edilmesi,
- h) Birimin Basın İlan Kurumuna giden ilan evraklarının takibinin yapılarak, düzenlenen faturaların teslim alınması ve avans iş ve işlemlerinin yürütülmesi,
ı) Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,
Sorumludur.
İdari ve mali işler bürosu
MADDE 14- İdari ve Mali İşler Bürosu;
a)Büronun tüm yazışmaları, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımının yapılması, dosyalama düzeni ve büro arşivinin oluşturulması,
- b) Büronun iş ve işlemlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve saklanmasını sağlanması,
- c) Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personele duyurulması,
ç) Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleriyle yönetim hesabının oluşturulmasına ilişkin işlemlerin ilgili yönetmeliğe göre gerçekleştirmesi,
- d) Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasının sağlanması,
- e) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik plan, çalışma planları ve faaliyet raporlarının hazırlanması; bilgisayar veri tabanı oluşturulması, istatistiklerin hazırlanması ve müdürlük faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan her türlü raporlamanın yapılması,
- f) Müdürlüğün bütçe giderlerine ilişkin her türlü mali iş ve işlemlerinin ilgili mevzuata göre yürütülmesi,
- g) Resmi Gazete ve günlük gazetelerdeki ilan ve duyuruların yayımlanmasının sağlanması, bunlara ait avans işlemlerinin yürütülmesi, sonucundan ilgili müdürlüğe bilgi verilmesi,
ğ) Mahkemeler, kurumlar ve kuruluşlardan ilan edilerek halka duyurulması gereken yazıların belediye ilan panosunda süresi içinde ilan edilmesi, bununla ilgili tutanakların tanzim edilerek ilgili birimlere bildirilmesi,
- h) Belediye meclisi, encümeni ve ihtisas komisyonları için gerekli her türlü malzeme ve kırtasiyenin zamanında hazırlanmasının sağlanması,
ı) Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,
Sorumludur.
Raportörlerin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 15- Raportörler;
- a) Meclis ve İhtisas Komisyon Başkanlarının toplantı çağrısını ilgili üyelere duyurulması,
- b) Meclis ve encümene havale edilen yazıların toplantı gününde gündeme alınması,
- c) Meclis ve encümenden çıkan kararların zamanında yazdırılması,
ç) Kararların çok açık, aslına uygun ve yoruma yer bırakmayacak şekilde yazılmasından,
- d) Yanlış veya eksik yazılan kararların düzeltilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasından,
Sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Tereddütlerin giderilmesi
MADDE 16- Bu Yönetmelikteki hükümlerin uygulanmasında ortaya çıkacak tereddütlerin giderilmesinden Müdür yetkilidir.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 17- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde genel hükümler ve üst yöneticinin talimatları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 18- Bu Yönetmelik, 01.01.2017 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere Belediye Meclisinde kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE19- Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan yürütür.